Juridische documenten
Privacydocumenten
De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) stelt enkele documenten wettelijk verplicht:
- Privacyverklaring
- Cookieverklaring (als je een website hebt)
- Verwerkersovereenkomst (als je persoonsgegevens gaat verwerken voor klanten)
Je bent dus wettelijk verplicht om een privacyverklaring te hebben waarin je uitlegt welke gegevens je verzamelt, waarom je dat doet, hoe lang je ze bewaart, en met wie je ze deelt. Bij gebruik van cookies op je website is een cookieverklaring verplicht, waarin je uitlegt welke cookies je gebruikt, wat hun functie is, en hoe bezoekers ze kunnen uitschakelen. Je kunt deze privacyverklaring en cookieverklaring op je website plaatsen. Vaak worden deze geplaatst in de footer van de website, tezamen met je algemene voorwaarden.
Wanneer je voor een opdrachtgever persoonsgegevens gaat verwerken, ben je wettelijk verplicht om een verwerkersovereenkomst afsluiten. Hierin leg je o.a. vast welke persoonsgegevens je gaat verwerken in opdracht van je opdrachtgever, en met welke doelen je deze gegevens gaat verwerken. Ook leg je hierin vast hoe de gegevens beveiligd worden en wat je zult doen als er zich een datalek voordoet. Als je geen persoonsgegevens gaat verwerken in opdracht van je opdrachtgevers, hoef je geen verwerkersovereenkomst te hebben, maar een VA zal doorgaans wél persoonsgegevens verwerken voor klanten. Je verwerkt bijvoorbeeld persoonsgegevens als je de inbox van je opdrachtgever beheert (of zelfs alleen maar kunt inzien), als je contact hebt met mensen via het social mediakanaal van je opdrachtgever, als je facturen opstelt voor je opdrachtgever, etc. Je bent volgens de wet samen met je opdrachtgever verantwoordelijk voor het gebruik van een goede verwerkersovereenkomst. Een verwerkersovereenkomst sluit af je vóórdat je begint met het verwerken van persoonsgegevens. Meestal is dit dus bij aanvang van de opdracht (gelijktijdig met de overeenkomst van opdracht).
Een disclaimer is een eenzijdige verklaring en heeft in principe weinig juridische waarde, maar kan voor je websitebezoeker wel zinvol zijn. Het is eigenlijk een document dat tegen je websitebezoekers zegt: “Als je mijn website bezoekt, hou er dan rekening mee dat … geldt voor de inhoud van mijn website”. Omdat de juridische waarde van de disclaimer beperkt is, kun je hier ook zonder problemen zelf nog dingen aan toevoegen die voor jouw websitebezoekers belangrijk kunnen zijn of besluiten geen gebruik te maken van een disclaimer.
